HUMAN RESOURCES
TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
MỤC TIÊU HỌC TẬP
- Tìm hiểu và áp dụng những tiêu chuẩn tuyển dụng chủ chốt trong ngành và thị trường để cải thiện kế hoạch tuyển dụng và chiến lược của phòng tập.
- Thiết lập quy trình đánh giá nhân sự hiệu quả để biết khi nào cần tái tổ chức, tạo ra hoặc thay đổi các vị trí trong phòng tập.
- Xây dựng mô tả công việc rõ ràng dựa trên mục tiêu chiến lược giúp quản lý nhân sự hiệu quả.
- Hiểu và triển khai các quy trình tuyển dụng hiệu quả nhằm xác định các ứng viên đủ điều kiện và khuyến khích sự tham gia của nhân viên hiện tại.
- Thiết lập tiêu chuẩn sàng lọc hồ sơ ứng tuyển và CV để đảm bảo lựa chọn được ứng viên xuất sắc nhất cho vòng phỏng vấn.
- Học cách áp dụng nhiều kỹ thuật phỏng vấn khác nhau để đánh giá hiệu quả tài năng, kỹ năng, kinh nghiệm và phong cách làm việc của ứng viên, nhằm duy trì năng suất lâu dài.
- Đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng cung cấp nền tảng vững chắc cho cả doanh nghiệp và nhân viên mới về định hướng pháp lý, vận hành và văn hóa.
CÂU CHUYỆN THỰC TẾ
Rắc rối ở quầy lễ tân
Câu chuyện xảy ra ở quầy lễ tân của Câu lạc bộ XYZ. Bob, người quản lý đang rất cần tìm người làm thêm trong mùa bận rộn vì hai nhân viên giỏi nhất của mình đang nghỉ. Anh phải làm việc tăng ca và rất mệt mỏi. Bob đã đăng tin tuyển dụng trên báo và có nhiều ứng viên liên lạc, nhưng vì bận rộn với công việc hàng ngày và tiếp khách, anh không có thời gian để phản hồi họ.
Sau một thời gian, anh cuối cùng cũng nói chuyện được với một số ứng viên. Nhưng họ đều muốn lương cao hơn mức phòng tập có thể chi trả. Cuối cùng, anh có cuộc trò chuyện với một sinh viên y tá trẻ và quyết định sắp xếp một cuộc phỏng vấn nhanh chóng ngay tại quầy lễ tân vào ngày hôm sau.
Ứng viên đến hơi muộn nhưng trông rất chuyên nghiệp và năng động. Tuy nhiên, Bob bị xao lạc bởi các công việc khác trong lúc phỏng vấn. Dù vậy, anh quyết định tuyển cô ấy, hy vọng sẽ giảm bớt áp lực công việc.
Sau hai tuần đào tạo, cô nhân viên mới thông báo sẽ nghỉ việc vì đã được nhận vào trường y tá ở một tiểu bang khác. Bob nhớ rằng cô ấy đã nói là đang học y tá, nhưng thực ra cô ấy chỉ mới nộp đơn. Anh tiếc nuối vì không kiểm tra kỹ hồ sơ và không liên hệ với người giới thiệu.
Cuối cùng, Bob lại phải đăng tin tuyển dụng trên báo, cảm thấy mình đang mắc kẹt trong một vòng lặp không hồi kết.
Một nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là biết chính xác cần bao nhiêu nhân viên và kỹ năng gì để hoàn thành công việc. Quản lý cần đảm bảo rằng họ có đủ nhân sự, và những người này phải làm việc hiệu quả nhất có thể.
Để làm được điều này, quản lý cần hiểu rõ mục tiêu của tổ chức và xác định mức lương phù hợp với vị trí công việc và thị trường nói chung.
Khi so sánh mức lương, quản lý cần xem xét các câu lạc bộ khác nhau (như phòng tập thương mại, phòng tập chỉ dành cho phụ nữ, hoặc private stuido) dựa trên công việc, giờ làm việc, và phúc lợi. Hiểu biết về mức lương và phúc lợi của đối thủ cạnh tranh giúp tạo ra một đề nghị hấp dẫn cho ứng viên chất lượng. Thông tin này cũng quan trọng trong việc đánh giá xu hướng và lập kế hoạch tương lai.
Trước khi bắt đầu tuyển dụng, cần trả lời một số câu hỏi quan trọng:
- Cần bao nhiêu người để hoàn thành công việc? Xem xét tỷ lệ giữa nhân viên và giám sát viên từ góc độ năng suất, dịch vụ khách hàng, hoặc theo quy định pháp luật.
- Mức lương thích hợp theo giờ trên thị trường cho vị trí này là bao nhiêu?
- Thị trường lao động hiện tại có đủ nguồn nhân lực đã được đào tạo hoặc chưa được đào tạo như thế nào?
- Các câu trả lời trên ảnh hưởng thế nào đến quyết định về mức lương (cao, trung bình, hay thấp) để thu hút ứng viên phù hợp cho vị trí cụ thể đó?
Thông tin tuyển dụng và tầm quan trọng của nó
Nếu bạn muốn biết mức lương phù hợp cho các vị trí khác nhau trong ngành thể hình, có nhiều nguồn thông tin hữu ích. Bạn có thể tìm hiểu từ các hiệp hội thương mại như IHRSA, hay các hiệp hội chuyên nghiệp như NSCA, ACSM, và ACE. Họ cung cấp dữ liệu về lương cho nhiều loại vị trí trong ngành thể hình, từ câu lạc bộ lớn đến phòng tập nhỏ.
Tình hình nhân sự của mọi tổ chức thường xuyên thay đổi. Nhân viên có thể chuyển đến làm việc ở nơi khác hoặc được thăng chức, hoặc đôi khi họ có thể bị sa thải do hiệu suất kém hoặc do tổ chức cần tái cơ cấu.
Mặc dù khó để xác định tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là bình thường hay quá cao, nhưng rõ ràng là khi nhân viên nghỉ việc, số lượng thành viên của câu lạc bộ cũng giảm theo.
Khi nhân viên nghỉ việc, việc tuyển dụng người mới là điều không thể tránh khỏi và thực sự quan trọng:
- Nhân viên mới mang đến cách nhìn mới mẻ và ý tưởng sáng tạo, giúp doanh nghiệp luôn năng động hơn.
- Sự chuyển đổi nhân sự cũng có thể là dấu hiệu của một công ty đang phát triển, nơi nhân viên thường tìm kiếm cơ hội mới và thách thức hơn.
- Ngoài ra, những nhân viên có hiệu suất cao thường thăng tiến hoặc chuyển đến các vị trí có trách nhiệm hơn, làm cho nhu cầu tuyển dụng tăng thêm.
- Cuối cùng, nhu cầu tuyển dụng cũng thay đổi theo mùa, vì thế việc tuyển dụng nhân viên mới diễn ra thường xuyên.
Việc bỏ thời gian và công sức để tuyển dụng nhân viên mới là rất quan trọng, vì họ mang lại nhiều lợi ích cho câu lạc bộ.
Khi cần thay thế ai đó trong tổ chức, bạn nên tự hỏi liệu có nên sắp xếp lại cách tổ chức các vị trí công việc để quản lý chúng tốt hơn không.
Có một vài cách bạn có thể xử lý một vị trí trống:
- Đổi cách báo cáo giám sát hoặc chuyển vị trí đó sang bộ phận khác.
- Gộp các nhiệm vụ của vị trí đó vào các vị trí khác đã có người làm (điều này có thể dẫn đến việc thăng chức cho ai đó hoặc thay đổi cơ cấu lương thưởng).
- Tuyển dụng nhân viên hợp đồng hoặc tạm thời để lấp đầy vị trí trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn.
- Tổ chức lại vị trí bằng cách thay đổi thành toàn thời gian hoặc bán thời gian, điều chỉnh nhiệm vụ, mức lương, hoặc các lợi ích khác.
Trước khi bắt đầu tuyển dụng, việc xem xét lại cách tổ chức nhân sự có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác. Thay đổi cấu trúc nhân sự một cách thông minh có thể làm tăng năng suất, hiệu quả, và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.
CHÍNH THỨC HÓA MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Formalizing Job Descriptions
Mô tả công việc hỗ trợ quá trình tuyển dụng như thế nào?
Trong quá trình tuyển dụng và thuê nhân viên, mô tả công việc là điểm khởi đầu để định rõ các kỹ năng và đặc điểm cần có mà được liệt kê trong quảng cáo tuyển dụng hoặc thông báo tuyển dụng.
Ngoài ra, các nhiệm vụ chung và cụ thể được nêu trong mô tả công việc chi tiết nên được sử dụng làm cơ sở để tạo ra những câu hỏi cụ thể, nhằm xác định khả năng của ứng viên trong việc thực hiện công việc cần thiết.
Chẳng hạn, một phần mô tả về kỳ vọng hiệu suất công việc cho vị trí nhân viên quầy lễ tân có thể như sau:
Sự chú ý không ngừng vào việc tạo ra dịch vụ khách hàng chủ động ở mức cao nhất, bao gồm tất cả các khía cạnh của việc cung cấp dịch vụ như thái độ phù hợp khi sử dụng điện thoại (cách chào hỏi, chuyển cuộc gọi, giọng nói và ngữ pháp), là yếu tố cần thiết để tạo nên môi trường tập trung hoàn toàn vào khách hàng.
Phong cách giao tiếp nồng nhiệt và thân thiện, giúp xây dựng mối quan hệ cá nhân với từng khách hàng nhưng vẫn tôn trọng cảm giác trang trọng của họ (ví dụ: mong muốn được xưng hô bằng tên hoặc họ) là điều bắt buộc.
Các câu hỏi được thiết kế để kiểm tra khả năng của ứng viên trong việc cung cấp dịch vụ cá nhân như trong mô tả có thể bao gồm:
- Hãy mô tả những tình huống trong công việc hoặc cuộc sống cá nhân của bạn, nơi bạn đã trải qua dịch vụ khách hàng xuất sắc. Bạn đã nhận ra những hành động cụ thể nào từ nhân viên làm bạn hài lòng?
- Bạn nghĩ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào nổi tiếng với dịch vụ khách hàng tuyệt vời? Giải thích tại sao bạn cho rằng họ xứng đáng hoặc không xứng đáng với danh tiếng đó.
- Bạn đã đọc những cuốn sách hoặc bài báo nào nói về việc cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời?
- Nếu bạn đang huấn luyện một nhóm nhân viên lễ tân mới cho câu lạc bộ, bạn sẽ giải thích với họ những yếu tố quan trọng nào của việc trả lời điện thoại? Bao gồm cách bạn sẽ hướng dẫn họ xử lý tình huống khi một khách hàng đang đăng ký chương trình tại quầy và điện thoại reo mà không có ai khác trả lời.
- Những ví dụ về hành vi cụ thể nào mà nhân viên quầy lễ tân có thể thể hiện, phù hợp với mức dịch vụ khách hàng cao nhất là gì?
Một mô tả công việc tốt bao gồm các yếu tố chính quan trọng đối với cả tổ chức và nhân viên. Trong quá trình làm rõ nhu cầu tuyển dụng và thuê nhân viên, tổ chức cần giải quyết một số vấn đề liên quan đến từng yếu tố chính.
TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN
– Quan trọng đối với tổ chức: Tổ chức cần xác định tiêu chí để chọn ứng viên có khả năng thành công nhất
– Quan trọng đối với nhân viên: Nhân viên có thể xác định xem công việc có phù hợp với họ hay không và họ cần có trình độ, kinh nghiệm, hoặc giáo dục nào để đủ điều kiện cho vị trí.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Học vấn
- Kinh nghiệm (tổng quát và đặc thù trong ngành)
- Kỹ năng đặc biệt
- Khoảng cách di chuyển
- Người giới thiệu
LƯƠNG VÀ THU NHẬP
– Quan trọng đối với tổ chức: Lương và thu nhập thường chiếm phần lớn chi phí hoạt động của phòng tập. Việc đảm bảo rằng công ty nhận được giá trị cao nhất cho số tiền chi trả là rất quan trọng cho sự thành công tài chính lâu dài của công ty.
Định mức lương phù hợp trong thị trường cũng rất quan trọng trong việc xác định chất lượng của các ứng viên mà công ty thu hút. Các tổ chức có thể quyết định trả lương cao hơn mức trung bình trong thị trường cho một số vị trí đặc biệt, và có thể chọn trả lương thấp hơn mức trung bình cho những vị trí khác mà họ coi là ít quan trọng hơn cho sự thành công của mình.
Quá trình so sánh mức lương với thị trường nhằm định vị công ty cạnh tranh trong việc thu hút nhân tài được gọi là công bằng ngoại tại. Một quá trình quan trọng khác là đảm bảo rằng lương của nhân viên được xác định tỷ lệ cân đối trong câu lạc bộ dựa trên mức độ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình.
– Quan trọng đối với nhân viên: Việc xác định nguyên tắc trả lương tạo ra lý lẽ trong tâm trí nhân viên về cấu trúc của công ty và vị trí hiện tại của họ trong hệ thống phân cấp. Hơn nữa, nguyên tắc về tiến trình tăng lương cung cấp cho người lao động những con đường rõ ràng để tăng thu nhập của họ.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Phương pháp trả lương và phân loại thu nhập (theo giờ so với mức lương cố định; toàn thời gian so với bán thời gian; trả lương dựa trên hiệu suất với cơ hội nhận hoa hồng và thưởng so với lương cơ bản; cơ hội làm thêm giờ; đánh giá sau 90 ngày, nửa năm hoặc hàng năm)
- Công bằng nội bộ so với bên ngoài
- Tình trạng lợi ích (điều kiện nghỉ phép, lịch trình tích lũy, nghỉ phép cá nhân so với nghỉ phép và nghỉ ốm)
- Bắt đầu với mức lương thấp nhất có thể mà không làm giảm động lực của nhân viên, nhằm tạo không gian cho sự điều chỉnh và thiết lập kỳ vọng về phạm vi và thời gian tăng lương
KỲ VỌNG HIỆU SUẤT
– Quan trọng đối với tổ chức: Cho phép tổ chức xem xét cách tất cả công việc kết hợp với nhau để đảm bảo cấu trúc nhân sự hiệu quả và hiệu suất cao nhất trong việc tạo ra sản phẩm. Thiết lập khung cho người quản lý để cấu trúc việc hướng dẫn và đặt mục tiêu hiệu suất cho những người họ giám sát.
– Quan trọng đối với nhân viên: Cung cấp hướng dẫn cụ thể cho ưu tiên và loại bỏ sự không chắc chắn trong các phiên đánh giá hiệu suất.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Cấu trúc đánh giá hiệu suất, bao gồm các loại tiêu chí hiệu suất khách quan, chủ quan, dựa trên kết quả và quy trình
- Khung thời gian để đạt được mục tiêu công việc.
- Sự phù hợp của việc kết nối mục tiêu hiệu suất với các điều chỉnh tiềm năng về lương và thưởng tiền mặt hoặc các lợi ích khác (ví dụ: nghỉ phép)
CẤU TRÚC HỖ TRỢ QUẢN LÝ VÀ SỐ NGƯỜI GIÁM SÁT
– Quan trọng đối với tổ chức: Đặt trách nhiệm phát triển nhân viên và sự dễ tiếp cận cho quản lý và người giám sát. Xác nhận rằng nhiệm vụ hàng đầu của những người trong quản lý là hỗ trợ người được giám sát bằng cách cung cấp sự dễ tiếp cận cá nhân và nguồn lực vật liệu và thông tin.
– Quan trọng đối với nhân viên: Cung cấp một khuôn khổ để biết nên tìm ai và ở đâu để được trả lời về các khía cạnh quan trọng của hoạt động. Xác định chuỗi lệnh giúp tất cả nhân viên hiểu nguồn lực mà họ có quyền truy cập và cách công việc của họ phù hợp với tổ chức nói chung.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Đào tạo do tổ chức cung cấp dưới hình thức cơ hội nội bộ hoặc bên ngoài
- Chuỗi lệnh phù hợp để tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả và hiệu suất cao
- Đảm bảo mỗi người không quản lý quá nhiều nhân viên dưới quyền (thường thì 5 đến 10 người là số lượng tốt)
- Chương trình định hướng hoặc hướng dẫn dành cho nhân viên mới để giúp họ làm quen với hệ thống, môi trường và quy trình làm việc
CƠ HỘI THĂNG TIẾN TRONG TỔ CHỨC
– Quan trọng đối với tổ chức: Cho phép quản lý điều chỉnh nhu cầu đào tạo cho nhân viên, những người có thể bày tỏ mong muốn thăng tiến. Cũng góp phần đáng kể vào sự hấp dẫn của một vị trí, bằng cách thêm giá trị tương lai cho công việc mà ban đầu có thể không đáp ứng hoàn toàn yêu cầu của ứng viên có trình độ cao hơn.
– Quan trọng đối với nhân viên: Cung cấp cho nhân viên cái nhìn về cách họ có thể thăng tiến trong tổ chức.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Thời gian tiềm năng cho cơ hội thăng tiến nghề nghiệp
- Trình độ yêu cầu cho các công việc bước tiếp theo
TIÊU CHUẨN VỀ HÌNH THỨC
– Quan trọng đối với tổ chức: Thiết lập các tiêu chuẩn rõ ràng giúp quản lý và người giám sát đào tạo và duy trì một tiêu chuẩn cao được tất cả nhân viên duy trì. Định nghĩa các tiêu chuẩn này có thể thách thức nhưng góp phần vào văn hóa của tổ chức và loại người bị thu hút bởi vị trí này.
– Quan trọng đối với nhân viên: Giao tiếp rõ ràng về tiêu chuẩn của công ty giảm xung đột không cần thiết và giúp nhân viên duy trì tiêu chuẩn phù hợp bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng và ngắn gọn về loại trang phục nào được chấp nhận và không được chấp nhận.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Trang sức, xỏ khuyên và hình xăm
- Quần áo
- Tư thế và ngôn ngữ cơ thể
- Trang điểm và kiểu tóc
YÊU CẦU THỂ CHẤT
– Quan trọng đối với tổ chức: Xem xét kỹ lưỡng về yêu cầu thể chất của công việc giúp công ty tuyển dụng nhân viên phù hợp với công việc, có thể tăng cường sức khỏe và năng suất của nhân viên.
– Quan trọng đối với nhân viên: Ứng viên và nhân viên phải hiểu rõ bản chất thể chất của công việc. Những hạn chế thể chất không được bày tỏ có thể dẫn đến hiệu suất kém hoặc thậm chí là chấn thương, vì vậy tốt nhất là nên thẳng thắn nếu có giới hạn và xem xét xem có cách nào giảm bớt một số yêu cầu về thể chất của công việc không.
Các vấn đề cần quan tâm:
- Phân tích công việc và thẳng thắn về kỳ vọng thể chất (ví dụ: “Công việc quầy lễ tân đòi hỏi phải đứng liên tục 2 giờ mà không nghỉ”)
- Dọn dẹp tạ bừa bãi trong phòng tập
- Uốn cong, vặn mình, quỳ gối và nâng đồ trong suốt ngày (nhân viên dọn dẹp)
- Làm việc ngoài trời trong nắng hoặc lạnh hoặc tiếp xúc với hóa chất khi làm việc trong bộ phận bảo trì hoặc xung quanh bể bơi
Sẽ có một kiểu ứng viên thường phù hợp với một số vị trí nhất định?
Người quản lý có thể quen thuộc với một kiểu nhân viên nào đó, với sự kết hợp lý tưởng giữa yếu tố cá nhân và chuyên môn cho một vị trí cụ thể. Tuy nhiên, điều quan trọng là không nên tự động bỏ qua những ứng viên đủ tiêu chuẩn khác chỉ vì họ không giống với mẫu ứng viên quen thuộc.
Việc xác định rõ ràng các tiêu chuẩn quan trọng trong mô tả công việc có thể giúp người quản lý phân biệt đâu là ứng viên hòa đồng, phù hợp với văn hóa công ty nhưng có thể không đáp ứng đủ các yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng hoặc bằng cấp.
Một số hình thức phân loại dựa trên đặc điểm cá nhân (profiling) là bất hợp pháp, thiếu đạo đức và không công bằng. Ở Hoa Kỳ, Luật bảo vệ Dân quyền năm 1964 và Luật cơ hội việc làm bình đẳng năm 1972 quy định các loại phân loại bất hợp pháp. Hai văn bản pháp lý này tạo thành nền tảng cho việc bảo vệ việc làm cho người dân Mỹ, và thông tin cũng như luật liên quan nên là một phần trong kiến thức cơ bản của người quản lý và chủ sở hữu câu lạc bộ.
Ủy ban Cơ hội Việc làm bình đẳng Hoa Kỳ (EEOC) có trách nhiệm thực thi luật liên bang chống phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, xuất thân quốc gia, giới tính, tuổi (từ 40 đến 70), khuyết tật, tình trạng cựu chiến binh, hạn chế về thể chất và tôn giáo. Một luật khác cần lưu ý là Luật Bình đẳng tiền lương năm 1963, quy định nam và nữ phải nhận mức lương ngang nhau cho cùng một công việc.
Tuy nhiên, một số hình thức phân loại tích cực có thể sẽ hữu ích.
Ví dụ, một số bộ kỹ năng nhất định (ví dụ: những người có kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài sẽ phục vụ tốt cho khách hàng quốc tế), nền tảng giáo dục (ví dụ: ưu tiên bằng cấp tập trung vào nhu cầu cụ thể của tổ chức) hoặc giai đoạn nghề nghiệp (ví dụ: người lớn đang đi học chuẩn bị cho sự nghiệp thứ hai) là những danh mục có thể hữu ích khi xác định đặc điểm của các ứng viên thành công cho một số vị trí nhất định.
Ví dụ, nhân viên lễ tân thường xuyên cần giao tiếp với các khách hàng, do đó kinh nghiệm sống tương đương với mức độ trưởng thành của khách hàng có thể hữu ích. Những ứng viên đang trong giai đoạn chuyển đổi nghề chính thức, có những cam kết tương đối dễ dự đoán (ví dụ: học bán thời gian 3 năm tới) có thể là tài sản lớn trong các vị trí khó duy trì việc làm lâu dài, chẳng hạn như vị trí lễ tân, dọn dẹp vệ sinh hoặc phục vụ ăn uống.
Việc đưa sở thích cho những đặc điểm hữu ích này vào mô tả công việc có thể giúp người quản lý đảm bảo họ đang xác định các loại đặc điểm phù hợp, công bằng và hợp pháp, góp phần tinh chỉnh mô tả công việc hiệu quả hơn.
Khi tuyển dụng, cần đưa ra lựa chọn sáng suốt để thu hút được ứng viên phù hợp, tránh hai thái cực: một bên là lượng ứng viên đông nhưng không đáp ứng yêu cầu, một bên là số lượng ít nhưng đều quá xuất sắc.
5 yếu tố cần cân nhắc khi chọn phương tiện tuyển dụng:
- Tính kỹ thuật của kỹ năng cần thiết: Mức độ phù hợp của các kỹ năng có sẵn trên thị trường với yêu cầu công việc? Kỹ năng này phổ biến hay khó tìm?
- Ngân sách tuyển dụng: Ngân sách của bạn lớn hay nhỏ?
- Mức độ khẩn cấp: Vị trí này cần lấp đầy trong 60 ngày hay 60 phút?
- Yêu cầu về địa lý: Ứng viên cần sống gần nơi làm việc không? Họ có sẵn sàng di chuyển tới chỗ làm mới sau khi trúng tuyển?
- Mức lương: Mức lương có phụ thuộc vào trình độ của ứng viên không?
Một quảng cáo hiệu quả là quảng cáo thu hút được tối đa ứng viên có năng lực và giảm thiểu số người không phù hợp, giúp việc tìm kiếm ứng viên lý tưởng trở nên dễ dàng hơn.
Để đảm bảo thu hút được nhiều ứng viên chất lượng, hãy lưu ý những điều sau trong bài quảng cáo:
- Kiểm soát chất lượng đầu vào: Bạn có thể hạn chế số lượng ứng viên bằng cách nêu rõ yêu cầu công việc hoặc mở rộng đối tượng để thu hút những ứng viên tiềm năng có thể bị đánh giá thấp ban đầu.
- Số lượng từ: Số lượng từ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí quảng cáo trên báo in, vì vậy hãy viết ngắn gọn. Tuy nhiên, việc tiết kiệm chi phí bằng cách mô tả sơ sài công việc có thể dẫn đến kết quả đáng tiếc. Thông thường, quảng cáo trên báo có từ 50 đến 200 từ. Hãy sử dụng ngôn ngữ hành động để thu hút ứng viên và làm rõ trách nhiệm công việc chính.
- Tiêu đề: Tiêu đề giúp quảng cáo nổi bật và thu hút ứng viên phù hợp, vì vậy hãy làm cho nó thú vị.
- Danh mục tuyển dụng: Chọn mục phù hợp với vị trí tuyển dụng (ví dụ: dịch vụ, housekeeping, lễ tân) trong phần rao vặt.
- Cách liên hệ (điện thoại, fax, email, thư thường): Cung cấp nhiều cách liên hệ cho ứng viên có thể tăng tỷ lệ phản hồi. Tuy nhiên, hãy thận trọng khi sử dụng số điện thoại. Bị mất thời gian bởi các tin nhắn, điện thoại từ ứng viên không đủ tiêu chuẩn có thể khiến bạn lãng phí thời gian sàng lọc hồ sơ. Đối với các công việc yêu cầu kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, việc nhận hồ sơ qua điện thoại có thể là hữu ích để có ấn tượng ban đầu về ứng viên, nhưng hãy đảm bảo cung cấp đủ thông tin để hạn chế các cuộc gọi không cần thiết.
- Kỹ năng cần thiết: Mô tả chi tiết các kỹ năng cần thiết. Nếu kỹ năng máy tính và đánh máy quan trọng, hãy đề cập đến chúng. Nếu công việc yêu cầu bằng cấp về khoa học thể thao hoặc chứng chỉ chuyên nghiệp, hãy ghi rõ trong quảng cáo.
- Kinh nghiệm yêu cầu: Bạn có thể tăng hoặc giảm lượng ứng viên bằng cách sử dụng các từ như “ưu tiên” hoặc “bắt buộc”. Nếu không có lý do đặc biệt, nêu rõ yêu cầu về kinh nghiệm sẽ giảm số lượng ứng viên.
- Mức lương (theo tháng hoặc theo giờ) và phúc lợi: Tùy thuộc vào loại vị trí, cung cấp thông tin cụ thể về mức lương trong quảng cáo có thể quan trọng. Những cụm từ như “mức lương phù hợp với kinh nghiệm và trình độ” có thể mở rộng phạm vi ứng viên và cho phép thương lượng để đạt được gói lương phù hợp. Cung cấp một khoảng mức lương hoặc tiền lương cũng phù hợp, hoặc sử dụng cụm từ “ban đầu” để cho biết khả năng tăng lương khi nhân viên tăng thâm niên hoặc giá trị với tổ chức. Nếu có mức lương cố định (ví dụ: 8,50 đô la/giờ), hãy nêu rõ con số đó.
- Thời gian làm việc: Cần nêu rõ các ngày trong tuần và giờ làm việc trong quảng cáo để thu hút ứng viên phù hợp.
- Số ngày đăng quảng cáo: Chi phí thường dựa trên số ngày quảng cáo hiển thị. Thời gian chạy quảng cáo có giá trị tốt nhất thường là khoảng 7 đến 10 ngày. Thông thường bạn có thể dừng quảng cáo và lấy lại một phần chi phí nếu đã nhận được đủ hồ sơ, cuộc gọi hoặc ứng tuyển.
- Ngày đăng bài: Thứ Bảy và Chủ Nhật là những ngày người đi làm thường tìm kiếm việc làm mới. Tuy nhiên, đây cũng là những ngày đăng quảng cáo đắt nhất. Bắt đầu vào thứ Bảy và chạy quảng cáo trong một tuần giúp tiếp cận độc giả nhiều nhất ngay từ đầu, cho bạn cơ hội đánh giá phản hồi và quyết định tiếp tục chạy quảng cáo vào các ngày trong tuần hay không.
- Điểm nhấn đặc biệt: Một số kỹ thuật có thể khiến quảng cáo nổi bật hơn, bao gồm in đậm, gạch dưới một phần nội dung, khung viền xung quanh quảng cáo và tăng kích thước phông chữ. Mỗi yếu tố này đều có thêm chi phí. Chọn khía cạnh hấp dẫn nhất của quảng cáo để làm nổi bật có thể hiệu quả trong việc tăng lượng ứng viên chất lượng. Bảng 3.2 trong tài liệu gốc so sánh hai ví dụ về quảng cáo trên báo hiệu quả và kém hiệu quả hơn.
Một phần quan trọng khác của giai đoạn tuyển dụng là thiết lập rõ ràng kỳ vọng về cách xử lý hồ sơ ứng tuyển và cách phản hồi ứng viên.
Ví dụ, nếu ứng viên gọi điện theo quảng cáo, bạn có thể ghi lại tin nhắn thoại như sau:
“Cảm ơn bạn đã gọi đến Công ty XYZ và bày tỏ sự quan tâm đến việc làm. Hồ sơ ứng tuyển có thể được gửi qua fax đến số 303-772-1235 hoặc nộp trực tiếp tại 1234 Bellevue Drive. Thời hạn nhận hồ sơ là ngày 25 tháng 8. Chúng tôi đang trong quá trình xem xét hồ sơ và sẽ phản hồi ứng viên trước ngày 1 tháng 9. Nếu bạn không nhận được phản hồi từ đại diện công ty cho đến ngày đó, bạn có thể cho rằng mình không được chọn để đánh giá kỹ lưỡng hơn trong quá trình tuyển dụng cho vị trí này. Xin cảm ơn bạn đã gọi đến Công ty XYZ”.
Nếu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp, bạn có thể cung cấp một ghi chú bằng văn bản tương tự như tin nhắn này.
Trong quá trình chuẩn bị cho giai đoạn phỏng vấn tuyển dụng, điều quan trọng là phải xây dựng các câu hỏi chu đáo, làm nổi bật các đặc điểm, kỹ năng và kinh nghiệm đã được xác định trong mô tả công việc.
Quá trình phát triển các câu hỏi phỏng vấn có thể là một cách xây dựng tinh thần đồng đội cho các đồng nghiệp hiện tại và tạo sự gắn kết chặt chẽ với quá trình tuyển dụng. Nói chung, những nhân viên hiện tại đã tham gia vào quá trình tuyển dụng thường quan tâm nhiều hơn đến việc đảm bảo cơ hội thành công cao nhất cho nhân viên mới, những người cần hòa nhập với đội ngũ. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi một nhóm đồng nghiệp không làm việc hiệu quả hoặc văn hóa hiện tại của tổ chức không đại diện cho định hướng sau cùng của công ty, thì việc cho các nhân viên hiện tại tham gia vào việc phát triển các câu hỏi phỏng vấn có thể không phù hợp. Những nhân viên hiện tại mâu thuẫn với tổ chức có thể tìm cách làm gián đoạn quá trình tuyển dụng hoặc sẽ làm chậm tiến độ, gây trở ngại cho những nhân viên khác có ý định tốt và năng nổ hơn.
Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, việc tổ chức một buổi thảo luận giữa các nhân viên hiện tại để phát triển các câu hỏi tuyển dụng chất lượng có thể là một quá trình tích cực. Bắt đầu bằng cách chọn nhóm nhân viên tham gia vào dự án bằng cách yêu cầu tình nguyện viên (nếu không có người tình nguyện tham gia) hoặc bằng cách sử dụng các tiêu chí cho phép người quản lý chọn những nhân viên phù hợp nhất cho công việc. Ví dụ, người quản lý có thể chọn một vài nhân viên để giúp phát triển bản thảo câu hỏi, từ đó kiểm soát hiệu quả của quá trình. Sau đó, người quản lý có thể tạo sự gắn kết hiệu quả từ những nhân viên còn lại bằng cách xem xét các câu hỏi với họ để chỉnh sửa và đưa ra ý kiến, mối quan tâm.
Việc để các nhân viên hiện tại tham gia vào quá trình xem xét mô tả công việc có liên quan trực tiếp đến vị trí của họ hoặc mô tả về công việc mà họ đang làm thực sự có thể giúp nhắc nhở họ về những kỳ vọng đối với hiệu suất công việc. Điều này cũng có thể cung cấp cho bạn phản hồi từ nhân viên ở vị trí trực tiếp thực hiện công việc về những cập nhật cần thiết để duy trì cho các mô tả công việc luôn dẫn đầu.
“Tôi tin tưởng rằng khi có tư duy đúng đắn và toàn diện về Marketing, doanh nghiệp của bạn sẽ khác biệt vượt trội và tăng trưởng bền vững”
MEMBERSHIP
© All right reserved Vũ Hải & Partner 2024